L’inventaire du fonds est entrepris à l’Académie d’architecture par Claudine de Vaulchier, poursuivi par Pieter Uyttenhove et Ouafia Djebar, et publié dans l’ouvrage 'Académie d’architecture: catalogue des collections. Volume II: 1890-1970', 1997, pp. 57-93.
En 2001, le fonds est déposé à l’IFA, où il est reconditionné et coté selon les méthodes en usage au Centre.
On s’est employé à:
- regrouper les documents par projets, et en constituer des « Dossiers » reconditionnés par types et par formats de documents; un soin particulier a été apporté aux croquis et dessins sur calques fragiles qui ont été disposés recto-verso dans des pochettes en polyester cloisonnées par des feuilles de papier; toutes les plaques de verre ont été scannées afin de pouvoir en produire des copies papier pour la consultation et préserver ainsi ces objets fragiles..
- ajouter un système de repérage physique à tous les Dossiers ainsi constitués,
- décrire les documents de façon synthétique en spécifiant leurs cotes d’origine dans le corps de la description des dossiers (abréviation les introduisant: 'cote AA');
- pointer les documents par rapport à l’inventaire originel: les abscenses ont été signalées dans le corps de l'inventaire.
Pour mémoire, le système de cotation de l’Académie d’architecture est constitué:
. des initiales du nom de l’architecte (ici: PB),
. d’une abréviation désignant le type de document (DES, pour dessin; PHO, pour photographies; ARC, pour archives écrites ou imprimées),
. d’un numéro - 'd’inventaire' - identifiant l’unité documentaire (il existe un numéro par notice mais ce numéro ne se confonds pas avec celui de la notice en question). Suit enfin un numéro - parfois composé de deux séquences (pour distinguer sans doute des sous-ensembles cohérents de documents), identifiant les documents à la pièce.
Si les documents eux-mêmes n’ont pas été recotés à l’IFA (les 'cotes AA' peuvent donc, la plupart du temps, toujours servir à désigner des document précis…), deux systèmes de référence ont par contre été ajoutés au Centre:
- cotation physique par 'Dossiers' (de type 268 AA…),
- références 'Objet' (de type BIG/B/1927… permettant d’identifier, indexer, informer - de manière univoque - les unités documentaires du fonds, que celles-ci soient de types 'projets' ou 'pièces personnelles').
La liste des 'Objets' ne coïncide pas strictement avec le découpage par notices de l’inventaire AA: en effet, il y a souvent eu lieu de regrouper sous un même 'Objet », toutes les notices concernant un même projet (ainsi par exemple les notices 184 à 192 ont été regroupées sous un même intitulé 'Institut d’art et d’archéologie').
Ce travail, qui a mobilisé deux personnes à plein temps pendant deux mois, a posé un certain nombre de difficultés et mis à jour quelques énigmes:
- problèmes de repérage des documents: malgré le traitement à la pièce réalisé à l’Académie, le fonds était dans un certain désordre (il n’existait notamment pas de cotation physique des articles: seuls les formats mentionnés dans l’inventaire pouvaient donner une indication du lieu de rangement des documents);
- problèmes d’identification des documents: quelques erreurs d’identification flagrantes ont été corrigées. En l’absence d’informations sur les éléments qui avaient permis l’identification des documents à l’Académie d’architecture (aucun commentaire n’accompagne l’inventaire de l’Académie, et toute trace du classement d’origine est définitivement perdue), ce sera aux futurs chercheurs d’élucider d’autres cas qui restent douteux.
- problèmes dans la cotation des documents: des erreurs et bizarreries ont été constatées dans la cotation. Ainsi, un même numéro de document est parfois attribué à plusieurs documents; certaines reproductions photographiques de dessins portent une référence de dessin (cotes comprenant l’abréviation DES au lieu de PHO); certains documents (notamment les plans roulés) portent une cotation ancienne, correspondant à une étape antérieure du classement réalisé à l’Académie, sans qu'il existe de table de concordance entre ces cotes et celles figurant dans l’inventaire imprimé.
- documents non cotés, et/ou (?) non inventoriés: un certain nombre de documents ne portent pas de cote, et il est souvent difficile de savoir s’il s’agit de documents inventoriés ou non. Certains documents ne sont pas mentionnés du tout dans l’inventaire imprimé, mais on a aussi constaté des lacunes dans l’énumération des cotes correspondant à un alinéa descriptif (les documents sont bien décrits mais les cotes correspondantes sont absentes).
- absence de documents: les documents signalés dans l’inventaire de l’AA n’ont pas tous été retrouvés. Etant donné les problèmes décrits ci-dessus, on ne peut constituer une liste exhaustive des documents manquants, mais une liste des lacunes certaines est disponible au Centre d'archives.
Cotation et conditionnement:
268 AA 001-004: boîtes de photos (jusqu'à 26 x 37 cm);
268 AA 006-007: boîtes de photos (jusqu'à 55 x 65 cm);
268 AA 010-011: boîtes de dossiers (écrits, imprimés…);
268 AA 012-016: classeurs de croquis;
268 AA 020-023: boîtes de graph. (jusqu'à 55 x 65 cm);
268 AA 030-034: boîtes de rouleaux;
268 AA 040-045: pochettes de doc. graphiques hors format;
268 AA 046: doc. encadré;
268 AA 050-123: pochettes de doc. à plat (jusqu'à 90 x 125 cm);
268 AA 200: maquette.